考えが文章にまとまらない時の解決方法

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文章を書く

社会人になり会社で仕事をすると文章を書く機会ってかなりあると
思います。会議の打ち合わせ資料、提案書や企画書などのプレゼン
資料、業務の報告書などですね。

大学生でも授業のレポートを書いたり、学会などに発表する論文を
書いたりしますね。

文章を書く機会は多いのですが、自分の考えを文章にして表現する
ことが苦手と言う人もいます。話すのは得意だけど文章は苦手と言う
人もいますね。

話をする場合は、多少順序がおかしくても、内容が分かりにくければ
相手が質問してくれて、すぐに必要な情報を加えたり、言い方変えたり
順序を直してもう一度話をすることができたりします。

でも、文章の場合は、そうはいかないわけです。
話しをする場合と違ってすぐに補足とかできないことが多いですからね。

先日、社会人になりたての知人が「文章を書くのが苦手です・・・」と
悩んでいたのですが、話す材料は色々あるけれど、うまく順序立てできない
から分かりにくい文章になってしまうと言っていました。

で、やたら時間がかかるので、文章を書くことが非常に苦痛だということ
でした。

彼のように文章を書くのが苦手と言う人もいれば、分かりやすくスラスラと
文章を書くことが出来る人もいます。

その違いはいったいなんなのかというと文章がスラスラ書ける人は頭の中で
情報の整理の仕方を知っている人です。

文章にするためのフォーマットを1つもっているだけでも文章を書く時間を
短縮できて、理解しやすい文章を書くことが可能です。

これは、ロジカルシンキング関連の本で良く出てくる事例なのですが
「空⇒雨⇒傘」のフォーマットはシンプルだけど、かなり使える形だと
思います。

どういうことかというと

この文章の流れは

・「空」には雲が多いし、空が暗いな~

・どうやら「雨」が降りそうだな・・・

・よし、「傘」を持っていこう!

つまり
雲があることは事実
雨が降りそうというのは解釈、自分の理解
傘をもっていこうというのは行動もしくは提案

ということです。この3段構成を使いこなすだけでも文章を
書く負担はかなり軽減されると思います。

下の図「ノートの使い方」を見て下さい。

図:ノートの使い方
icon_005

文章を書く前に、この様にノートを分割して
事実を書くところ、解釈を書くところ、提案を書くところと
わけてメモして、最後につまり何を言いたいのか結論を書いて
おくと文章化する時も楽です。

参考になる書籍は
・ロジカル・シンキング(著:照屋華子、岡田恵子/東洋経済新報社)
・佐藤可士和の超整理術(著:佐藤可士和/日本経済新聞出版社)
とかは理解が深まると思います。

おススメの書籍は
・頭がいい人はなぜ方眼ノートを使うのか?

先ほどの「ノート使い方」の図は、ここに書いてあったものを
簡単に表現したものです。

確かにこういう感じでノートを使うと、頭の中が整理することが
できます。良い方法だと思うので読んでみるといいと思います。

文章が苦手といのは情報が整理されていないだけ、
逆にちょっと整理の仕方を知っていれば改善することもできちゃいます。

ということで
「文章を分かりやすく書くには事実、解釈、提案など
自分なりのフォーマットを構築して情報を整理する」
ということです。

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